Con el fin de trabajar coordinadamente y así poder ser más eficientes en el proceso, el CEFA ha diseñado un flujo operacional que se sigue paso a paso. Se trabaja por medio de Recursos, y necesidades. Cada departamento de la estructura organizacional, maneja unos recursos que debe conseguir, distribuir y usar de la mejor manera. De acuerdo a las necesidades de cada proyecto, se asignan recursos por medio de los departamentos. Su manera de operar se describe a continuación.

1. Nace una idea a partir de un representante, estudiante vinculado, o docente. Esa misma persona ve a ser la encargada de liderar el proyecto, antes, durante y después de su ejecución. Inicialmente este líder tiene que desarrollar la idea y ajustarla para poder presentarla a la junta directiva del concejo.

2. Se realiza una propuesta formal, en donde quede redactado todo lo concerniente al proyecto. Eso incluye, introducción, objetivos, presupuesto, ejecución y cronograma.

3. Se presenta la propuesta en la junta directiva, donde pasa a ser discutida y evaluada por los miembros de ésta. Se revisan los diferentes componentes del proyecto según el departamento al cual le pertenezca la necesidad. Cada departamento propone sus respectivas mejoras en el proyecto. Se analiza la viabilidad del proyecto de tal manera que al final de la reunión, se aprueba o desaprueba. Si se desaprueba por ser inviable, insostenible y sin valor, se anula el proyecto y se archiva. Si de desaprueba por forma, vuelve al paso inicial para ser evaluado una segunda vez.

4. Una vez se apruebe el proyecto, pasa a ser organizado y estructurado por cada uno de los departamentos conjuntamente. De esta manera el proceso a seguir en cada una de las áreas es el siguiente:

a. Recursos Financieros: Asigna los recursos monetarios necesarios para ejecutar el proyecto en las diferentes áreas. Estos recursos provienen de los fondos del consejo o son financiados por terceros, que son conseguidos por el mismo departamento. Este departamento debe controlar el uso de los recursos monetarios al inicio, durante y al final del proyecto.

b. Recursos Humanos: consigue el capital humano necesario en cada una de las áreas, y asigna labores en los diferentes trabajos requeridos para ejecutar el proyecto. Este departamento debe estar presente durante la ejecución del proyecto, con el fin de llevar un control sobre el equipo humano.

c. Recursos Promocionales: inicialmente diseña la imagen de la campaña según las necesidades del proyecto. Esto incluye diseño de toda clase de medios que van a ser usados en la campaña. A continuación, la publicidad pasa a ser divulgada en las diferentes formas o medios.

d. Recursos Físicos: consigue todos los recursos físicos necesarios para ejecutar el proyecto. Si es necesario, debe cotizar éstos, y elegir la mejor opción precio-calidad. Paralelamente, durante toda la ejecución coordina y dirige el uso adecuado de éstos.

5. Una vez estén todos los recursos listos, el proyecto es ejecutado de manera conjunta por todas las áreas, en la fecha específica, ejerciendo un constante apoyo con el fin de garantizar el resto del proyecto.

6. Después de realizado el proyecto, pasa a ser evaluado y controlado por la junta directiva, con el fin de revisar los aciertos y desaciertos, y las áreas que deben mejorar su desempeño.